一、发放办公用品 发放办公用品是秘书经常做的一件事务性工作,秘书在发放物品时要做到既能保证供应又要防止浪费。办公设备和耗材出货时,秘书应实时地办好出赁手续,对发放什么物品,发放给谁了,哪些物品还存储在库里等做好记录。 (一)相关知识 1.常用办公用品介绍 办公室中的常用办公用品主要有5类: (1)纸薄类。
纸簿类用品主要有:A4、B5等各种类型的办公用复印纸;带单位抬头的信纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)等。 (2)笔尺类。笔尺类用品主要有:铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、尺子、修正液等。
(3)装订类。装订类用品主要有大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。 (4)归档用品。主要有各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。 (5)办公设备专用易耗品。主要包括打印机色带、墨盒等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。
这些办公用品,有些是要保证充分供应的,如铅笔、圆珠笔、复印纸等;有些有保质期的产品则不应大量购买,如打印机墨盒等。秘书人员应该明确办公用品的易耗品的范围、分类和管理方法。 2.办公用品领用申请表 办公用品领用申请表应包括领用部门、申请领用物品的名 称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期以及备注等内容。
这样能使领用人与发放人都心中有数,也可以作为发放物品的原始参照数字。 (二)示例分析 销售部的小李来到秘书初萌的办公室,要求领几本复印纸。初萌给了他一张物品领用申请表,要求他填好后再来领。“不就点儿纸吗!”小李没能领到复印纸,嘟囔着离开了。
下午,小李又过来,将物品领用申请表交给了初萌,初萌仔细审核了销售部主管的签字,让小李在“领用人”处签了字,自己在“发放人”处签了字,才把复印纸交给小李。然后将物品领用申请表归档了。 点评:初萌的做法是完全正确的,发放办公用品必须要遵循一定的程序,既保证物品供应又要防止浪费。
(三)工作程序 秘书发放办公用品的工作程序主要包括3部分: 1.审核物品领用申请表 无论何人领取办公用品,都必须填写物品领用申请表,务必要填清楚领用物品的名称与数量。申请表必须要有部栩领导的签字才能生效,秘书必须对此进行把关。
另外,领用人与发放人都应签字以备查。 2.发放物品 依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品,发放的物品名称与数量必须与申请表中一致,不得任意增加或减少。 3.更新库存记录,备案清单 物品发放后,秘书必须及时更新库存记录,记下新的余数,以便能够及时掌握物品的供应状况。
另外,分发了什么办公用品,发给了谁,秘书都要留一张清单。备案清单包括领用物品的时间、物品名称、数量、领用人姓名等内容,在发放时应要求领用人签字。这样,即使在一两个月甚至更长时间之后,也能清楚地知道谁领走了什么东西,什么时候可能会用完。 (四)注意事项 在发放办公用品时,以下事项是必须要注意的: (1)由专人发放。
办公用品不能让员工随意取用,如果秘书不亲自发放,也应由指定的人员负责发放。 (2)发放时间应遵循单位的有关制度规定。 (3)发放物品时,必须依据需要物品的部门事先填写的物品需求单,而且这份需求单要有该部门的领导签字才能生效。 (4)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。
(5)制作备案清单,清点核实发放办公用品。 (6)物品的发放要对重要部门实行倾斜政策,要优先改善这些部门的工作环境和工作条件,让他们把精力集中在完成好工作任务上。对办公用品消耗大的部门也要给予支持。 (五)相关链接 办公用品的节约使用 在满足工作要求的前提下,要对工作人员进行节约的教育,监视办公用品的使用情况,定期检查,控制办公用品的发放数量,严格办公用品的管理,防止办公用品流失或用于非办公项目。
下面是一些节约使用办公用品的措施: (1)复印机。申请复印时应填写有细节要求的申请表,并由主管人员签字批准。也可以给各部门发复印卡以限制使用。较昂贵的复印如彩色复印,一般不能自由使用,应规定使用的程序,由各个部门独立核算成本。 (2)传真机。
指定专人使用传真机,做登记并保留所有发送记录,其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。 (3)电脑、打印机、因特网。这类昂贵的资源要限制使用,彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本,对因特网的访问要有监督。 (4)电话。尽量减少打私人电话,控制国内和国际长途的使用,移动电话要按单位有关规定使用,定期检查并核对电话账单以控制开销。
以上是我对于这个问题的解答,希望能够帮到大家。